为加强我系档案管理工作，使档案管理更加规范化、制度化、科学化，充分发挥档案在系教育教学与管理工作中的作用，根据《普通高等学校档案管理办法》的有关规定，并结合我系实际，特制订本实施方案：

一、组织机构

组长：何万能、刘南槐

副组长：周怡岑、茹燕、王志伟、涂君、鄢丽钊、李磊、周秋现

成 员：全海燕、李慧、邓慧、匡孟秋、刘素贞、王芳淑、刘先富、旷章红、周婷、周勇及各教研室主任

二、制定档案的分类、保管期限和归档范围

根据湖南财工院文件材料归档范围及保管期限的规定，拟将我系档案分四类进行整理：党群类、教学类、学管类、综合类，期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三个期限，具体的归档范围见附件1。

三、归档要求

1．工作文档主要有电子及纸质档案两类。

以党群、教学、学生管理、综合管理为单位，并分支各学年，详细按照各种性质电子档分放于各个文件夹，纸质档则存放于档案柜中，各负责人进行档案制作与保管。对于各种活动资料要求各负责人及时存档，一般要求两种形式的档案都作保留。在每件工作完成或每期期末二周内将纸质和电子档案交系综合办公室存档。

2．对于各类活动，要及时保留各种资料，一般要求于活动结束两周内将文件资料整理保留。主要资料包括活动方案、计划、活动议程及总结，尽可能完整保留各项资料。

3．归档材料的内容、格式要规范，不得使用不规范用字或错别字，字迹要清楚、工整。

4．归档材料必须齐全、完整，同时系综合办还须及时对已存档案进行整理，以便查询，并按期向学院指定的档案管理部门办理移交。

四、具体实施步骤

（一）准备阶段（2017年3月）

1.考察学习，借鉴经验。由会计系分管档案工作的负责人带队，综合科相关人员参加，协同档案管理员建立档案室。同时档案管理员自身加强对档案管理的学习，逐步落实具体计划实施方案。

2.严格执行和完善湖南财工院会计系教育教学档案管理制度。结合我系实际，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》的有关规定，完善系部文件材料分类方案、归档范围和保管期限表，为归档文件材料的收集整理提供参照依据和标准。

3.成立档案管理领导小组。为确保会计系档案目标管理达到标准化、规范化，成立档案管理组长，会计系相关人员、组织实施我系档案管理实施工作。其中领导小组主要负责全系人员的统一协调、任务安排、经费使用监督和协商联系等档案管理工作。

4.召开档案管理工作大会。召开由系主任、总支书记、中层以上干部和各具体责任人参加的档案管理工作动员会，安排介绍系部档案管理工作的规定及实施方案。同时，组织相关人员学习《档案法》及相关档案业务知识。

（二）实施计划（2017年4月－2017年10月）

1.分类别分阶段收集整理各门类档案资料。

（1）综合类档案资料的收集整理（4月17日—5月15日）

（2）党群类档案资料的收集整理（5月15日—6月15日）

（3）教学类档案资料的收集整理（6月17日—7月15日）

（4）学管类档案资料的收集整理（8月15日—9月15日）

各类别的档案负责人按照归档要求对原始档案资料认真收集整理，并根据具体的范围进行分门别类交至综合科，由综合科干事进一步规范，完成后续划期、立卷、归档工作。

（5）按照不同类别及其相互关系，进行合理的排列归类工作。编写档案案卷目录及归档文件目录等检索工具，有序地为档案的利用工作提供服务。（9月15日—10月15日）

2.制定和完善档案管理制度。根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》等有关文件规定，建立健全归档、保管、保密、鉴定销毁、统计和利用等档案规章制度。

3.完善基础设施，改善档案保管条件。一是档案室的位置、防护结构要求进行检查维护。二是合理安排档案库房、阅档室（荣誉室）和档案人员办公室，做到“三分开”；三是配齐档案柜、防磁柜、空调、抽湿机、装订机、刻录机、电脑、吸尘器、温湿度计、防光窗帘等设备设施，达到防尘、防光、防鼠、防虫等八防要求。

五、经费预算

1.档案盒：2000元

2.印章雕刻费：500元

3.学生勤工俭学：8000元

经费合计：10500元

2017年3月10日

(责任编辑：会计系)